Alapjai iratkezelés és dokumentumkezelés a vállalati

Ügyintézés és dokumentumkezelés - fogalmak, sokan úgy gondolják, szinonimája, de ez nem az. Papírmunka - ez minden, ami jön a dokumentumokkal dolgozunk, a saját alkotás, hogy adja át az archívumot. Itt van szem előtt, hogy biztosítsák a teremtés, a dokumentumok átvitelükkor osztály osztály és a tárolás után ellátása.

Az okmány azt is jelenti, mozgását dokumentumok, azaz a. E. Valójában ez egy szakasz, amely a dokumentum elkészítésében és annak megsemmisítése, vagy átutalással az archívumban. Ügyintézés és iratkezelés a vállalati szorosan összefügg, mivel ez utóbbi része az első.

Papírmunka és a dokumentum: fontos a szervezet számára

A laikus, aki nem ütköznek a munkaszervezés, a komplex, úgy tűnhet, hogy a megfelelő papírmunka és dokumentumkezelés a vállalat - az egyik legkevésbé fontos feladat. Ez „csak egy darab papír”, és a legfontosabb dolog - létrehozni értékesítés, a termelés vagy szolgáltatásnyújtás. Sőt, ha a vállalkozás a menedzser és három alkalmazottja, akkor lehetséges, hogy ez igaz. Azonban annál nehezebb lesz, hogy az üzleti folyamatok, és minél több ember vesz részt mindegyik, annál kisebb lesz a hatékonysága nélkül létrehozott munkafolyamat és dokumentumkezelés. Ön szabadon választhat az alábbi formában: az elektronikus vagy papír, de egyáltalán nem tud nélkülük. Végtére is, meg kell, hogy:

• megszervez egy hatékony számviteli, adó vezetői számvitel.
• Biztosítani kell a workflow és dokumentumkezelés gyors reagálást a bejövő üzenetek: betűk állami szervek, fogyasztói panaszok, ajánlatok és így tovább. Be kell, hogy bízzák, hogy megszervezze a kölcsönhatás a különböző osztályok, hogy megvitassák a problémákat, hogy a hatáskörébe tartozó több egység ugyanabban az időben, és ellenőrzik a sebességet az információfeldolgozás.
• Adjon hatékony visszajelzést „alulról”: a vita és végrehajtása újítási javaslatok, panaszok egységek egymással, üzenetek változást a folyamatok és hasonlók.
• Szervezze segítségével Ügyintézés és a dokumentumokon végzett közös kiszolgáló személyzet számviteli, gazdasági rész, az információk védelme a vállalati szolgáltatás: időszerű változásokat hozzáférési kódokat, amikor egy alkalmazott elhagyja, blokkoló / felfüggesztése a számla, hogy egy új dolgozó számára a munkateret, és a szükséges eszközöket és anyagokat a munkát.
• Ahhoz, hogy megszervez egy hatékony számviteli rendszer a munka és a fizetés a teljesítmény bónuszokat alapján azok eredményeit.
• Szervezze automatizálására rutin műveletek, meggyorsítják a feldolgozása vevői megrendelések.

És ez csak egy kis része a problémákat, hogy meg lehet oldani a segítségével hatékony iratkezelés és dokumentumkezelés a vállalat. Ezen felül, attól függően, hogy milyen típusú a szervezet tevékenysége és a személyzet a probléma nagyságát igen eltérőek lehetnek, és összetörni.

Ügyintézés és dokumentum menedzsment a vállalkozás: az általános szervezeti felépítést

Mindazonáltal, függetlenül a tényezők a fent tárgyalt, van egy általános rendszer munkafolyamat és dokumentum menedzsment a vállalat, szakaszait és feladatait jelen lenni, még a legkisebb cégek.

Szervezése bejövő dokumentum folyik

Ez a dokumentációs, ami létrejön a más szervezetek és intézmények, és a növényre papíron vagy elektronikus formában: betűk, követelések, ajánlatok, számla, stb. Az ő vonatkozásában hatékony iratkezelés és dokumentumkezelés szükséges biztosítani:

• regisztrációs okmány, tehát jelölje meg a dátumot, és amely azt a bejövő szám (nem kötelező) ..;
• átadása bejövő dokumentumot a megállapított menetrend szempontjából dokumentum kezelő egység, amely foglalkozik ezzel a kérdéssel, vagy több egység;
• regisztráció elfogadásának dokumentum a felelős személy a munkát;
• bélyegét a teljesítmény / válasz / intézkedés az okmányon
• át a feldolgozott dokumentumok tárolását.

Kiutazó dokumentum áramlási

Az útvonal az ilyen dokumentumok az irodai munkában és a dokumentum menedzsment vállalkozás általában kezdődik az „alulról”, a szervezeti struktúrát. Miután létrehozott egy utat azok megfelelő és látványa számos szerkezeti egységek (legalább - a kézi) és bemegy a külső pitvarba: kereskedelmi partnerek, szállítók és a vevők, a szabályozó hatóságok, és így tovább. Kimenő dokumentumokat kell kidolgozni:

Szervezése a belső áramlását dokumentumokat.

Ez a legkiterjedtebb területen Ügyintézés és dokumentum menedzsment nagyvállalatok. Ebben az esetben ez gyakran a mozgás a leginkább rendezetlen. Belső dokumentumok nem egyesítik a funkciók mind a bejövő és kimenő. Például az utat a dokumentum indulhat a szakember vagy osztály, mint a projekt megy keresztül harmonizálását és összehangolását a magasabb osztályok, adja meg az aláírás a vezetést, és mivel ez lehetővé teszi a felbontás, hogy menjen vissza - teljesítette a munkavállalók egy adott osztály vagy vállalkozás.

Ezért a hatékony nyilvántartási és dokumentálja a legkevésbé időigényes módja a mozgás a dokumentumok mind a művészek „up” kell kidolgozni a fejlesztés a dokumentum tervezetét, és „lefelé” a végrehajtás már befejeződött, valamint azok ellenőrzése a végrehajtás. Szükséges, hogy elkerüljék újbóli nyilvántartásba ugyanazt a dokumentumot, mert azt jelenti, időveszteség és improduktív terhet ró az előadókra.

115114 Budapest. 2. Kozhevnicheskiy sáv, 12.
Tel. +7 (495) 660-18-14